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08/09/2013

ARCHYMEDE, REVISIONE E COPIA DI UN'OFFERTA

Funzioni specifiche

Un'offerta, dopo la sua prima stesura, può essere soggetta a diversi processi, legati talvolta alle richiesta del cliente o ad alcune necessità dello stesso utente. In Archymede sono state previste delle funzionalità specifiche proprio per risolvere questo tipo di problematiche. Più specificatamente, Archymede, oltre a garantire una gestione particolarmente efficiente degli archivi per permettere l’immediata reperibilità delle offerte mediante numerose chiavi di ricerca, assicura delle valide soluzioni per due ricorrenti necessità: la revisione e la copia di un’offerta.

Entrambi tali processi possono essere attivati con grande semplicità, mediante un semplice click nell’apposita icona posta sul lato destro dell’elenco delle offerte.

Revisione di un’offerta

La revisione di un preventivo si rende necessaria ogniqualvolta venga richiesta una qualche modifica, più o meno significativa, sia sul piano tecnico (ad esempio, variazioni dimensionali delle macchine o modifiche nella dotazione di accessori) quanto sul piano economico (ad esempio, variazioni di sconto o di condizioni di fornitura). In questi casi, il processo di revisione permette di ottenere una copia dell’offerta di partenza, con lo stesso numero, ma con un diverso indice di revisione, al fine di mantenere un collegamento logico ed una corretta sequenza con l’offerta da cui ha tratto origine.

Archymede consente inoltre di effettuare revisioni su qualsiasi documento, a prescindere dall’indice di revisione raggiunto (si può, quindi fare, ad esempio, un’ulteriore revisione della terza variante, pur avendone fatte altre quattro in momenti successivi).

Per facilitare la lettura del documento e capire meglio la sequenza logica della revisione, nel report dell’offerta viene riportato il codice del preventivo di origine.

Copia di un’offerta

Questa funzione assolve un compito diverso da quello della revisione, in quanto permette di generare una copia esatta del documento di origine abbinandola però ad un codice del tutto indipendente.

Ciò permette di risparmiare molto tempo utilizzando documenti che contengono un buon numero di informazioni simili a quelle necessarie per elaborare un nuovo preventivo (ad esempio, dati anagrafici del cliente, piuttosto che un set di macchine ed attrezzature simili per caratteristiche tecniche).

Un valido esempio per comprendere l’importanza ed efficacia di questa funzione è rappresentato dalla preparazione di preventivi diversi con soluzioni tecniche alternative per lo stesso cliente. Ogni copia permette di “ereditare” le informazioni comuni e di concentrarsi solo sulle configurazioni specifiche di ogni proposta.

Attenzione: vengono copiati tutti i dati dell’offerta originale, per cui è necessario controllare attentamente sia i campi relativi ai dati generali d’offerta che i singoli item.

Va ricordato, inoltre, che esiste un’ulteriore funzione “copia” all’interno del carrello che permette di copiare integralmente ogni singolo item. Anche questa opzione permette di velocizzare notevolmente la preparazione di un’offerta, soprattutto quando i dati relativi al prodotto ed a certe caratteristiche base (portata, tipo catena e comando, modello, ecc.) delle macchine sono comuni.

Archymede è stato studiato per agevolare i compiti degli utenti e permettere di preparare velocemente offerte complesse, assicurando flessibilità ed elevata produttività.