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23/02/2014

ARCHYMEDE, I FILTRI DI SELEZIONE

La corretta gestione dell'archivio digitale


Una corretta gestione dell’archivio digitale delle offerte è un aspetto molto importante in quanto può aiutare notevolmente nella fase della ricerca di un documento, riducendo i tempi ed i rischi di errore.

Non va dimenticato, infatti, che già dopo qualche tempo di utilizzo di Archymede, il database delle offerte può essere molto consistente e che tale archivio è destinato ad assumere dimensioni importanti nel corso dei diversi anni di utilizzo di questo strumento, potenzialmente, quindi, con migliaia di preventivi in linea.Archymede è stato studiato per gestire con facilità la selezione dell’offerta desiderata, mediante l’utilizzo di chiavi di ricerca multiple. Ciò significa che l’utente può inserire negli appositi campi una serie di informazioni, anche non perfettamente precise o, in certi casi, incomplete, che consentano ad Archymede di selezionare o il preventivo desiderato o quantomeno un set ristretto di preventivi che comunque rispondano ai criteri di selezione impostati.

Le possibili chiavi di ricerca sono le seguenti:

The correct management of the digital archive of the quotation may be useful for an effective time-saving and flawless query. Some time after starting to use Archymede, the quotation database can be quite large and besides, over the years it can grow up to a point where thousands of on-line quotations are stored in it.

Archymede was designed to handle easily the selected quotation by using multiple queries so the user can save a number of information in the designed fields regardless of thouroughness or completeness. Through this approach, Archymede will select the desidered quotation or at least a number of quotations under the given search criteria.

The search keys are as follows:

 (A) ID – E’ un numero progressivo di preventivo assegnato automaticamente da Archymede

 (B) Stato - Il sistema gestisce 5 stati dell’offerta:

 - 001: In Esecuzione

 - 002: Completata

 - 003: Scaduta

 - 004: Persa

 - 005: Acquisita.

 (C) Codifica – E’ il codice identificativo dell’offerta (es. 011.11.0080/01), composto da 4 gruppi di numeri: il primo gruppo identifica l’utente, il secondo l’anno, il terzo è un numero progressivo di offerta e l’ultimo è l’indice di revisione (l’offerta base ha indice 01).

(D) Tipo – E’ un ulteriore codice di stato dell’offerta, che prevede 7 opzioni:

- RO1: Offerta standard

- RO2: Offerta con richiesta di validazione PTM senza esclusiva

- RO3: Offerta con richiesta di validazione PTM con esclusiva

- RO4: Offerta presa in carico da PTM a seguito richiesta di validazione senza esclusiva

- RO5: Offerta presa in carico da PTM a seguito richiesta di validazione con esclusiva

- RO6: Offerta validata senza esclusiva

- RO7: Offerta validata con esclusiva.

(E) Prodotto - Sono previste 4+1 linee di prodotti:

- P01: Meccanizzazioni

- P02: Ventilazione

- P03: Filtri

- P04: Sistemi di campionamento

- P05: Altro

(F) Commessa - E’ un codice di commessa gestito secondo le specifiche di ciascuna azienda

(G) Data – E’ la data di emissione dell’offerta (possono essere usati i simboli “=”, “>”, “>=”, “<”, “<=”)

(H) Validità – E’ la data di scadenza dell’offerta (possono essere usati i simboli “=”, “>”, “>=”, “<”, “<=”)

(I) Descrizione – E’ un campo descrittivo liberamente utilizzato dall’utente

(J) Cliente – E’ la ragione sociale del cliente per cui è stata fatta l’offerta

(K) Compilatore – E’ il nome del soggetto che ha elaborato l’offerta

(L) Importanza – Rappresenta è il livello di importanza che si ritiene abbia l’offerta (sono disponibili 5 livelli di classificazione).

Un’ulteriore aiuto è dato dalla possibilità di modificare l’ordinamento dell’elenco delle offerte (in ordine crescente o decrescente), mediante un semplice click sull’etichetta di una qualsiasi colonna.